Produktiv statt beschäftigt – Wie man mehr aus seiner Zeit herausholt

Kennen Sie das auch? Der Terminkalender ist brechend voll und man weiß nicht, wo einem der Kopf steht wegen all der Aufgaben und Anfragen. Man jongliert, gibt sein Bestes und kommt trotzdem zu nichts. Ganz egal, ob im Beruf- oder Privatleben: Schnell fühlt man sich überfordert. Mit den richtigen Methoden und Strategien muss das aber nicht der Fall sein. In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, wie Sie Zeitfresser ausfindig machen, und helfen Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und so wieder Herr oder Frau Ihrer wertvollen Zeit zu werden.

Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme und rufen uns die vergangene Arbeitswoche in Erinnerung. Wenn sich diese Woche in Ihrer Erinnerung größtenteils aus Stress zusammensetzt, sollten Sie beginnen, ab sofort ein Protokoll zu führen. Mit einem Wochenprotokoll, in dem Sie jede Aufgabe mit der dafür benötigten Zeit erfassen, können Sie kontrollieren, ob Ihre zurückliegende Woche tatsächlich so stressig war wie in Ihrem Kopf.

Nachdem Sie all Ihre Aufgaben und deren Dauer notiert haben, geht es ans Priorisieren. Aufgaben wie das Schreiben von E-Mails werden aufgrund ihrer kurzfristigen Erfolge als unwichtiger eingestuft als langfristig wertvolle Tätigkeiten wie beispielsweise die Arbeit am Erreichen eines Projektmeilensteins oder die Teilnahme an einer Weiterbildungsmaßnahme. Schnell werden sich so die ersten Zeitfresser herauskristallisieren.

Ohne ein klares Ziel vor Augen zu haben, ist es schwer, die nötige Motivation zu finden, anzufangen. Eine gute Zielsetzung sorgt dafür, dass man inmitten von Projekten, Fristen und Stress nicht den Fokus verliert. Wie genau das Ziel aussieht, ist allein von Ihnen abhängig. Es kann sich dabei um eine anvisierte Beförderung handeln, aber auch private Erfolge wie der Bau eines Hauses oder die Gründung einer Familie sind erstrebenswerte Ziele. Visualisieren Sie Ihr Ziel vor Ihrem inneren Auge und behalten Sie sich dieses Bild in Erinnerung, um darauf zurückzugreifen, falls die Motivation einmal nachlassen sollte.

Jede Minute, die in Planung investierst wird, ist sehr wertvoll. Laut der 10/90-Regel spart jede Minute Planung neun Minuten der Umsetzungsdauer. Der Grund dafür ist, dass man durch gute Vorbereitung bei der Umsetzung wesentlich präziser, strategischer und intelligenter vorgeht. Die Art der Planung richtet sich dabei ganz nach der Projektgröße. So lohnt es sich, bei größeren Projekten auf GANTT-Charts zurückzugreifen. Bei kleineren Aufgaben kann schon die gewöhnliche To Do-Liste völlig ausreichend sein. Aufgaben, die Sie Ihrem Ziel nicht näherbringen, können Sie für Ihre Planung niedrig priorisieren.

Um definierte Aufgaben über den Tag hinweg zu verteilen, hat sich die ALPEN-Methode bewährt:

A: Alle Aufgaben auflisten.

L: Ungefähre Länge schätzen.

P: Pufferzeiten einplanen. Tatsächlich planen die meisten Menschen viel zu positiv und geraten dadurch in Hektik. Rechnen Sie sich deshalb mindestens 20 % der Bearbeitungsdauer pro Aufgabe als Puffer hinzu.

E: Entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie heute erledigen wollen. Denken Sie dabei an die Priorisierung und Ihr Ziel. Machen Sie sich dabei Chunking zunutze: Arbeiten Sie artverwandte Aufgaben wie Mails schreiben oder Kundentelefonate am besten in einem Block ab, um diese Zeitfresser nicht über den Tag verteilt einzustreuen.

N: Nach jedem Arbeitstag folgt die Nachkontrolle. War Ihre Planung passend? War Ihr Zeitplan zu eng getaktet? Was können Sie für den nächsten Tag verbessern?

Planen Sie Ihre Aufgaben nach Ihrem persönlichen Fokus. Will heißen: Als Morgenmensch haben Sie in der Regel Ihr erstes Hoch gegen 10 Uhr vormittags und ein Tief gegen 14 Uhr. Das zweite Hoch stellt sich meistens gegen 20 Uhr abends ein. Legen Sie daher Aufgaben, die viel Konzentration benötigen in diese Zeiten und weniger anspruchsvolle To Do‘s in die Zeiten dazwischen. Dadurch sparen Sie viel Zeit und nutzen Ihre Kapazitäten optimal aus. Wann am Tag Hochs und Tiefs auftreten, ist bei jedem Menschen individuell. Achten Sie deshalb mal auf Ihren Tagesablauf und planen Sie Ihren Tag entsprechend Ihrer Hoch-Phasen. Aber überschätzen Sie sich nicht und planen Sie sich nur eine Aufgabe auf einmal ein.

Kein Mensch kann über Stunden am Stück auf Höchstleistung funktionieren. Daher ist es wichtig, regelmäßige Pausen einzulegen. Sehr gut dafür eignet sich die Pomodoro-Technik (italienisch: pomodoro = Tomate). Diese Taktik wurde nach der tomatenförmigen Küchenuhr benannt, die der Erfinder Francesco Cirillo, dafür benutzte. Bei der Pomodoro-Technik wird ein Timer auf 25 Minuten gestellt. Nach Ablauf der Zeit machen Sie 5 Minuten Pause. Alle vier Zeitintervalle legen Sie eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten ein. Dies hilft besonders bei größeren Aufgaben. Durch die Portionierung der Zeit fällt einem der erste Antritt deutlich leichter.

Und wann haben Sie sich das letzte Mal die Zeit genommen, nichts zu tun, die Gedanken schweifen zu lassen und die Hektik um Sie herum auszublenden? Probieren Sie es einmal aus. Versuchen Sie, zwischen oder vor der Arbeit eine „Denkerstunde“ einzubauen: Keine Telefonate, keine E-Mails. Das steigert neben der Produktivität auch die Kreativität. Wenn Sie an einer Aufgabe festhängen und Ihnen partout keine Lösung einfällt, dann versuchen Sie es einmal mit einer solchen Pause. Verlassen Sie dabei am besten sogar die Arbeitsumgebung. Neue Orte steigern die Kreativität und provozieren Denkimpulse.

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Selbst bei guter Planung nützt ein starkes Ziel vor dem inneren Auge oft wenig, wenn die Motivation fehlt. Um sich motiviert zu halten, empfiehlt es sich, größere Aufgaben in kleine Teilaufgaben zu unterteilen (bspw. mit der Pomodoro-Technik) und sich nach Abschluss eines Teilziels zu belohnen. Eine geeignete Belohnung kann so etwas Einfaches sein wie eine Tasse Kaffee, aber auch ein schickes Abendessen, wenn man ein größeres Projekt abgeschlossen hat.

Auch Bestrafung kann funktionieren. Genehmigen Sie sich beispielsweise keine Tasse Kaffee mehr, bis Sie die Aufgabe zu Ende gebracht haben. Allerdings sollte man aufpassen. Sich selbst zum Beispiel mit dem Ausfall des Mittagessens zu sanktionieren, ist eine schlechte Art der Bestrafung, weil es sich mit Hunger nicht gut arbeiten lässt. Derart harte Strafen bewirken nämlich genau das Gegenteil des Beabsichtigten: Sie werden unproduktiver.

Einen hohen Anspruch an sich selbst zu stellen, ist löblich. Wenn sich eine Abgabe dadurch allerdings immer weiter nach hinten verschiebt, weil der Perfektionismus einen nur ausbremst, schadet dieser der eigenen Arbeit mehr, als er dazu beiträgt. Gehen Sie öfter nach dem Motto „It’s better done than perfect“ vor. Wenn Sie zusätzliche Unterstützung hierbei brauchen, setzen Sie sich konkrete Fristen und teilen Sie diese am besten auch Ihren Kollegen mit. So bauen Sie sich selbst den nötigen Druck auf, die Aufgabe endlich abzuschließen und über den einen oder anderen Makel hinwegzusehen.

Wie Sie sehen, gibt es etliche Methoden und Techniken, den Arbeitsalltag produktiver zu gestalten: Suchen Sie sich ein Ziel, das Sie motiviert. Machen Sie Zeitfresser ausfindig und gehen Sie methodisch an die Planung und Bewältigung Ihrer Aufgaben.

Vergessen Sie bei all der Arbeit aber Ihre Pausen und Auszeiten nicht. Diese sind essentiell, um über längere Zeit produktiv zu bleiben, und bescheren Ihnen nicht selten den entscheidenden Denkimpuls.